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O que aprendemos adotando o home office em época de Coronavírus

Muitas empresas têm adotado o home office pela primeira vez como uma medida para conter o contágio pelo novo coronavírus. Com a Cooperative não está sendo diferente. Por isso, compartilho aqui nossos aprendizados com esta prática cada vez mais comum no contexto profissional.

O que é Home Office

O Home Office (ou teletrabalho) é a prática de executar o trabalho dentro de casa, como se fosse um escritório em um cômodo adaptado para isso. Apesar de ser frequentemente associado à profissões mais tecnológicas, o home office têm raízes bem profundas, que datam antes mesmo da revolução industrial, como artesãos e ferreiros que já executavam seu trabalho e vendiam seus produtos em casa mesmo.

O mesmo pode ser dito, por exemplo, de costureiras que costuram em casa e cozinheiros que usam a cozinha para preparar alimentos para vender.

Hoje a maioria dos trabalhos realizados via home office (ou remotamente – neste caso não precisam ser necessariamente em casa, mas em um ambiente que não seja o escritório) são via computador como programação, marketing digital, produção de conteúdos, design gráfico, entre outros.

Porque adotamos o home office

Adotamos o home office seguindo recomendações municipais sobre a quarentena em nossa cidade, Taquaritinga – SP. Estávamos considerando o home office há alguns dias antes das recomendações, visto o potencial e velocidade de alastramento do Covid-19 em todo o país e o surgimento de casos suspeitos em regiões vizinhas.

Este texto trata especificamente sobre home office e a experiência que tivemos ao adotar esse modelo de trabalho, não trazendo recomendações sobre prevenção, sobre o coronavírus (Covid-19) ou sobre saúde pública. Você pode se informar sobre o coronavírus no site do Ministério da Saúde e no site da Organização Mundial da Saúde.

Como foi a transição

Apesar de haver cogitado o home office há alguns dias, seguindo recomendações da OMS, ainda estávamos receosos de como seria a adaptação da equipe a este novo estilo de trabalho, pois existiam dois fatores predominantes que poderiam causar ruídos em nossa comunicação:

1 – Ninguém da equipe havia feito home office antes;
2 – A incerteza sobre a duração da quarentena e os efeitos que o isolamento social e a iminência de uma doença potencialmente perigosa e contagiosa trazem.

Visto essas duas questões, nos pusemos a minimizar seus impactos tanto para garantir a produtividade quanto para assegurar o bem-estar e a segurança dos nossos colaboradores.

Algumas medidas foram tomadas como:

1 – Disponibilizar os equipamentos do escritório como mesas, cadeiras, computadores, material de escritório e periféricos;
2 – Disponibilizar canais oficiais para manter a comunicação fluindo normalmente tanto com os clientes quanto entre a equipe;
3 – Fortalecer o uso do sistema de gestão de tarefas para garantir as entregas no prazo e com qualidade;
4 – Definir dias e horários de reuniões, pois a distância física pode tornar a comunicação assíncrona (quando a conversa não é em tempo real). Antes era só ir até a mesa do colega e tirar alguma dúvida, hoje é preciso esperar que este colega esteja disponível para responder, pois ele pode estar focado em alguma tarefa e assim ficar indisponível naquele momento;
5 – Assegurar que todos cumprissem sua carga normal de trabalho e não ficassem mais tempo trabalhando porque estavam em casa.

Tomadas estas medidas, nos despedimos na sexta-feira com o friozinho na barriga de algo havia mudado. E de fato mudou.

O que não fazíamos e passamos a fazer agora no home office

Começamos o dia às 8 horas com uma reunião de alinhamento e terminamos o dia às 18 horas, com uma call de fechamento.
Nesta daily atualizamos o time sobre as tarefas do dia, os prazos de entrega e abrimos espaço para que compartilhem as tarefas nas quais estão trabalhando, vão trabalhar ou algum problema eventual que pode estar impedindo uma entrega.
Na call de fechamento acompanhamos o que foi de fato executado, se existem pendências a serem sanadas e quais problemas podem eventualmente terem ocorrido no dia.

Essas reuniões são importantes porque:

1 – Mantém o time alinhado e se comunicando;
2 – Identifica possíveis entraves que podem ou estão ocorrendo em entregas;
3 – Dá respaldo, segurança e autonomia ao time para tomar decisões;
4 – Definem o momento de início e término do horário de trabalho.

Além das reuniões de acompanhamento, ter um sistema eficiente de gestão de atividades é essencial para gerir as demandas, garantir as entregas e identificar e sanar gargalos nas tarefas do dia a dia.

Dicas para fazer o home office render

Compartilho aqui algumas dicas testadas e aprovadas que aprendi nesse momento:

1 – Defina um local próprio de trabalho: escolha um lugar onde você se sinta mais concentrado(a) para realizar suas atividades;
2 – Imponha limites para quem vive com você: converse com quem mora com você e estipule horários para trabalhar e horários para conversar e interagir;
3 – Cuide da saúde: de olho na postura e na alimentação sempre;
4 – Tenha a tecnologia como sua aliada: faça videoconferências para melhorar a comunicação e evitar mal entendidos;
5 – Defina a hora de trabalhar e a hora de descansar: distração demais é ruim, assim como não desligar nunca do trabalho também é.

Compartilhei aqui alguns dos aprendizados que tive nessas duas semanas de home office e acredito que mais aprendizados estão por vir. Certamente levaremos a experiência para o escritório assim que pudermos voltar a trabalhar presencialmente, adotando algumas práticas que antes não fazíamos mas que se mostraram muito eficazes no dia a dia.

Agora quero saber de você: como está sendo o seu home office? Deixe sua experiência aqui nos comentários!

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